Schwimmen für alle Kinder

„Schwimmen für alle Kinder" ist eine Tübinger Initiative, die Kindern und Jugendlichen aus sozial benachteiligten Familien im Landkreis Tübingen kostenfreie Schwimmausbildung ermöglicht. Seit 2015 in Trägerschaft vom Förderverein Lokales Bündnis für Familie Tübingen e.V.

Ehrenamtlich engagierte Schwimmlehrer:innen führen die Kurse durch. Die Geschäftsstelle koordiniert Anmeldungen, Stundenpläne und die Vergabe freier Plätze – 2025 für 470 Kinder, in 119 Kursen, an 12 Schwimmbädern im Landkreis.

Dazu gehört auch die Inklusion: SfaK bietet Kurse für Kinder mit Einschränkungen an, begleitet von eigens dafür ausgebildeten Schwimmlehrer:innen.

Schnelles Wachstum und permanent hohe Anmelde- und Kursbelegungszahlen verlangen nach einem vielschichtigen, flexiblen Software-Stack – administrativ effizient, mit klarem Überblick über alle Teilnehmenden und DSGVO-konform.

• TuKs – Teilnehmer- und Kurssystem mit Anmelde-Eingang, Kursplanung, Zuteilung
• Trainer-App – Kursleitung am Beckenrand
• Webseite mit Kursbuchung – öffentliche Anmeldung
• CMS – Strapi als Headless-CMS für News und Seiteninhalte
• Automatisierungen – Bestätigungen, Erinnerungen, DSGVO-Anonymisierung
• Newsletter – über 1’400 Empfänger:innen, digitale Gestaltung und Versand

SfaK gibt es seit 2015. Unsere Zusammenarbeit beginnt 2020 – mit Excel-Tabellen: Anmeldungen per Mail, Kurslisten als Datei, Übersichten zusammengestellt nach Bedarf. Mit jeder Saison wurde klarer, dass das Wachstum der Initiative ein eigenes System braucht.

Wir sind Schritt für Schritt vorgegangen – gemeinsam mit dem SfaK-Team, immer entlang der Engpässe, die der Verein im Alltag zuerst spürte. Erst TuKs als Herzstück der Verwaltung. Dann die Webseite mit Kursbuchung, die Anmeldungen direkt in den TuKs-Eingang schickt. Mit Strapi als CMS kam später die redaktionelle Eigenständigkeit dazu. Google Workspace und @sfak.de-Mailboxen gaben dem Team ein einheitliches Auftreten – später inklusive Google-Login für TuKs und Trainer-App mit Zwei-Faktor-Authentifizierung. Die Trainer-App und die Newsletter-Automatisierung vervollständigten das System.

Mit dem Serverumzug nach Deutschland kam die digitale Souveränität dazu – DSGVO-Konformität ohne Umweg, mit Gewissheit, wo die Daten liegen und wer sie verantwortet. Ein Wert, den jede gemeinnützige Organisation kennt, deren Daten über Familien, Kinder und gesundheitliche Hinweise in der Geschäftsstelle zusammenlaufen. Gehostet bei Hetzner in Nürnberg: 100 % erneuerbarer Strom, kurze Leitungswege und Ressourcen, die vertikal skalieren, wenn das System wächst.

Jeder Schritt löste ein konkretes Problem. So ist in sechs Jahren ein System gewachsen, das heute täglich im Einsatz ist.

TuKs, das Teilnehmer- und Kurssystem, ist das Herzstück der Vereinsverwaltung: NestJS-API auf Postgres, Angular-Admin-UI für die Geschäftsstelle. Das System verwaltet die Stammdaten des Betriebs – Schwimmbäder, Schwimmanbieter, Standorte, Team- und Nutzerkonten – und verbindet sie mit dem laufenden Kursbetrieb. Anmeldungen von der Webseite kommen in einem Eingang an, werden geprüft und zu Einträgen für Teilnehmende umgewandelt. Von dort weisen Koordinator:innen des SfaK Teams sie den geplanten Kursen zu.

In der Kurs-Sicht arbeitet die Geschäftsstelle Tag für Tag: serverseitige Filter und Sortierungen über Tausende von Einträgen, direkte Bearbeitung von Kursterminen und Zuteilung der Trainer:innen, freie Plätze und Wartelistenstand auf einen Blick, Jahresauswertungen pro Schwimmbad. Ein gestuftes Rollensystem von Helfer:in bis Admin sorgt dafür, dass niemand mehr ändern (oder eingeben) kann, als die eigene Rolle erlaubt.

TuKs war der Ausgangspunkt für mehr. Aus dem Aufbau und Betrieb für SfaK ist heute Ondu entstanden – das konfigurierbare System für Verbände, Vereine und KMU. VFAP Akademie war der erste externe Kunde.

Die Webseite zeigt das Kursangebot übersichtlich und nimmt die Anmeldung gleich selbst entgegen: Familien sehen Ort, Schwimmbad, Altersgruppe, Stundenplan und freie Plätze pro Kurs.

Die Anmeldung läuft in zwei Schritten – erst die Frage, ob die Familie dem Verein bereits bekannt ist, dann die Erfassung der Daten zum Kind und zur betreuenden Person – inklusive gesundheitlicher Hinweise, die im System hinterlegt und den Trainer:innen direkt in der App am Beckenrand zugänglich sind. Die Bestätigung folgt, sobald die Geschäftsstelle den Eintrag geprüft und einem Kurs zugewiesen hat.

Das Formular überträgt direkt in den Anmeldungseingang von TuKs. Aus dem Eingang wird die Anmeldung gesichtet, klassifiziert – und bei neuen Kindern zu einem Teilnehmenden-Eintrag. Von dort beginnt die Zuteilung.

Neben der Kursbuchung hat die Webseite einen eigenen Redaktionsbereich. Strapi als Headless-CMS macht den Verein dabei unabhängig – News, Saisoninfos und Seiteninhalte pflegt das Team selbst, direkt im Browser. Was anfangs eine statische Next.js-Seite war, ist inzwischen redaktionell eigenständig.

Manche Aufgaben wiederholen sich Kurs für Kurs – Bestätigungen, Erinnerungen, Datenpflege. Was das System übernehmen kann, übernimmt es – damit in der Geschäftsstelle Zeit bleibt für die Arbeit, die Hand und Kopf braucht.

Regelmässig läuft ein Bündel von Aufgaben: Kursbestätigungen für neu zugewiesene Teilnehmende, Kurserinnerungen mit Uhrzeit und Ort kurz vor dem Start, Teilnahmebestätigungen – Eltern und Betreuende werden vorab gefragt, ob das Kind zum Kurs kommen wird – Erinnerungen zur Verlängerung der Förderung, Statistikaktualisierungen für das laufende Jahr, Anonymisierung von Personen- und Kontaktdaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Jeder Lauf ist protokolliert – die Geschäftsstelle sieht, was passiert ist und was nicht.

Diese Routinen halten zusammen, was sonst leicht durchrutscht: pünktliche Kommunikation, korrekte Zahlen, eingehaltene Fristen – Verlässlichkeit und Sorgfalt als Systemeigenschaft, nicht als Zusatzaufwand.

Mehrmals im Jahr erscheint der Newsletter und hält über 1’400 Familien, Schwimmlehrer:innen und Unterstützer:innen auf dem Laufenden – mit allem, was bei SfaK passiert: neue Kurse, Saisonstarts, Teamankündigungen, Vereinsnachrichten, Auszeichnungen und mehr. Digitale Gestaltung und Versand laufen über uns – die Inhalte kommen aus dem Verein.

An- und Abmeldung läuft direkt über die Webseite, DSGVO-konform mit doppelter Bestätigung beim Eintragen und Ein-Klick-Abmeldung in jeder Ausgabe. Vorlagen folgen dem Auftritt des Vereins, ob auf dem Smartphone, im Browser oder im Posteingang.

Aus dem ersten Probelauf ist über die Jahre ein verlässlicher Kanal geworden. Reichweite und Zustellrate wachsen mit der Initiative – damit Nachrichten aus dem Verein auch wirklich ankommen.

Was hier entstanden ist, haben wir gemeinsam erarbeitet – nicht für den Verein, sondern mit ihm. Dagmar Müller, Ehrenvorsitzende und Gründerin von SfaK, war die treibende Kraft hinter der Digitalisierung – mit dem Anspruch, Prozesse konsequent zu verbessern und zu automatisieren, ihr Mann Gerd stets als technische Unterstützung im Hintergrund. Inzwischen führen Manuela Sacherer und Monika Bösing den Verein als Co-Vorsitzende.

Auf Vereinsseite trägt Thomas Lacour die IT- und Datenschutzverantwortung – er hat das Datenbankkonzept mitentwickelt und weiss, was das System leisten muss. Adrian Wendt arbeitet an der Schnittstelle zwischen System und Schwimmbad: Spezifikationen, Schulungen, Rückmeldungen aus dem Team – er sorgt dafür, dass Änderungen nicht nur im System landen, sondern auch verstanden werden. Sarah Müller koordiniert TuKs im Alltag: Anmeldungen prüfen, Zuteilungen vornehmen, Kontakte pflegen – sie kennt das System von innen, weil sie täglich damit arbeitet.

Wir treffen uns regelmässig und entwickeln gemeinsam weiter – das System, die Abläufe, den Umgang damit. Was optimiert werden konnte, haben wir diskutiert und geändert. Eine Erfolgsgeschichte in einem partnerschaftlichen Miteinander.

So entsteht Software, die zum Verein passt!